Finanzbuchhaltung

Erstellung der Finanzbuchhaltung

Als Finanzbuchhaltung bezeichnet man die Verbuchung der einzelnen Geschäftsvorfälle und Belege eines Unternehmers auf standardisierten Konten, aus denen später der Gewinn ermittelt werden kann. Die Finanzbuchhaltung ist also Grundvoraussetzung für die Anfertigung einer Gewinnermittlung.

Wann und ob ein Existenzgründer eine Finanzbuchhaltung zu erstellen hat, ist davon abhängig, welche Rechtsform er gewählt hat, ob er Kleinunternehmer ist, welche Leistungen er erbringt (mit oder ohne Umsatzsteuer) und wie hoch das Volumen seines Umsatzes ist.

Existenzgründer, die umsatzsteuerpflichtige Leistungen erbringen und nicht zur Kleinunternehmerregelung optiert haben, müssen zunächst monatliche Umsatzsteuer-Voranmeldungen an das Finanzamt übermitteln. Um die Werte in diesen Umsatzsteuer-Voranmeldungen berechnen zu können, werden die Belege und sonstigen Geschäftsvorfälle auf die Konten des Kontenplans verbucht. Die sich dann ergebenden Umsätze, Vorsteuerbeträge und Umsatzsteuerbeträge werden für Zwecke der Umsatzsteuer-Voranmeldung anschließend ausgelesen.

Im Jahr der Existenzgründung fordert der Fiskus die monatliche Abgabe der Umsatzsteuer-Voranmeldung. In den darauffolgenden Jahren hängt die Häufigkeit von der Höhe der im Gesamtjahr abzuführenden Umsatzsteuer ab. Liegt die Summe unter 1.000 EUR so kann von der monatlichen zur Jahresmeldung übergegangen werden; liegt sie zwischen 1.000 EUR und 7.500 EUR so sind die Umsatzsteuer-Voranmeldungen quartalsweise abzugeben. Bei Umsatzsteuerzahllasten über 7.500 EUR bleibt es bei der monatlichen Abgabepflicht. Der Abgabezyklus der Umsatzsteuer-Voranmeldung bestimmt daher die Zeitpunkte, zu denen die Finanzbuchhaltung erledigt werden muss.

Neben der Finanzbuchhaltung gibt es noch die Anlagenbuchführung. Sobald ein Unternehmer Investitionen für langfristig nutzbare Maschinen, Einrichtungen und Betriebsausstattungen tätigt, werden diese langlebigen Wirtschaftsgüter auch in einer Anlagenbuchführung erfasst. Ziel ist es, einen Überblick über den Bestand des Anlagevermögens und seine langfristige Wertentwicklung zu gewinnen.

Bei größeren Unternehmen ist die Finanzbuchhaltung zudem in eine Debitoren-, eine Kreditoren- und die herkömmliche Finanzbuchhaltung aufzuteilen.

Im Rahmen unserer Existenzgründungsberatung stehen wir Ihnen gerne für die Einrichtung und die Durchführung der Finanzbuchhaltung zur Verfügung. Rufen Sie uns doch einfach an: Tel. 0841 / 885 406-0.

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Ermittlung der Umsatzsteuer

Für die Umsatzsteuer gibt es im allgemeinen Sprachgebrauch verschiedene Bezeichnungen. Es wird von Umsatzsteuer, Mehrwertsteuer und Vorsteuer gesprochen.

Die Umsatzsteuer ist eine Steuer, die den Austausch von Lieferungen und sonstigen Leistungen (= Umsatz) besteuert. Bemessungsgrundlage für die Umsatzsteuer ist der Netto-Erlös, den ein Existenzgründer für seine Lieferungen und sonstigen Leistungen im Inland erzielt. Die Höhe der Steuer ermittelt sich als prozentualer Aufschlag auf die Bemessungsgrundlage. Nach derzeit geltendem Recht liegen der Regelsteuersatz bei 19% und der ermäßigte Umsatzsteuersatz bei 7%. Je nach Lieferungs- oder Leistungsgegenstand, den ein Existenzgründer umgesetzt hat, fallen damit 19% oder 7% Umsatzsteuer an.

Bestimmte Berufsgruppen sind mit ihren Leistungen von der Umsatzsteuer befreit. So erbringen beispielsweise Ärzte Leistungen, die per Gesetz umsatzsteuerfrei sind. § 4 des Umsatzsteuergesetzes enthält einen langen Katalog an Befreiungen von der Umsatzsteuer. Auch kleine Unternehmer, deren Gesamtumsatz 17.500 EUR im Jahr nicht überschreitet, können sich von der Umsatzsteuer befreien lassen. Sie werden als umsatzsteuerliche Kleinunternehmer bezeichnet. Ihr Rechnungsbetrag weist dann keine Umsatzsteuer aus. Dies ist insbesondere für Leistungen günstig, die gegenüber Privatpersonen erbracht werden, da diese eine in Rechnung gestellte Umsatzsteuer nicht geltend machen können. Leistungen gegenüber Privatpersonen sind dann "um die Umsatzsteuer" günstiger. Jedoch ist darauf zu achten, dass Kleinunternehmer im Gegenzug die ihnen von anderen Unternehmen in Rechnung gestellte Umsatzsteuer nicht geltend machen dürfen.

Mit Mehrwertsteuer ist umgangssprachlich die Umsatzsteuer gemeint. Das Wort Mehrwertsteuer bezeichnet kurz und bündig die in Deutschland geltende Art der Umsatzbesteuerung als All-Phasen-Netto-Umsatzsteuer mit Vorsteuerabzug. Es wird also nur der auf jeder Wertschöpfungsstufe geschaffene Mehrwert auf Nettowertschöpfungsbasis besteuert. Weltweit gibt es jedoch auch andere Umsatzsteuer-Systeme, die beispielsweise die Umsatzsteuer auf den vorangegangenen Brutto-Betrag erheben und somit eine Steuer von der Steuer verlangen. Wiederum andere Systeme lassen z.B. keinen Vorsteuerabzug zu. Diese Systeme werden nicht als Mehrwertsteuersysteme bezeichnet, da sie mehr als nur die bloße Wertschöpfung besteuern. Der Begriff Mehrwertsteuer wird in Deutschland nur umgangssprachlich verwendet. Juristisch korrekt und so auch auf Rechnungen auszuweisen ist der Begriff Umsatzsteuer.

Als Vorsteuer wird die Umsatzsteuer bezeichnet, die auf den beim Existenzgründer eingehenden Belegen (Eingangsrechungen) ausgewiesen ist. Die Vorsteuer ist also nichts anderes als die Umsatzsteuer, die ein anderer in Rechnung gestellt hat. Diese dem Existenzgründer von "VOR"-gehenden Unternehmern in Rechnung gestellte VOR-Umsatzsteuer kann der Unternehmer im Rahmen seiner Umsatzsteuermeldung wieder in Abzug bringen. Der Begriff Vorsteuer bezieht sich ebenso wie der Begriff Umsatzsteuer auf ein und dieselbe Steuer, wobei jeweils ein anderer Standpunkt der Betrachtung gewählt wird.

Der Saldo aus Umsatzsteuer und Vorsteuer ergibt die Steuerschuld. Diese ist monatlich, vierteljährlich oder jährlich in der einer Umsatzsteuer-Voranmeldung dem Finanzamt mitzuteilen. Bei einem Vorsteuer-Überhang erhält der Unternehmer den überhängenden Betrag vom Finanzamt erstattet.

Gerne erstellen wir für Sie als Existenzgründungsberater Ihre Umsatzsteuer-Voranmeldungen und übermitteln diese für Sie ans Finanzamt. Rufen Sie uns doch einfach an: Tel. 0841 / 885 406-0.

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Betriebswirtschaftliche Auswertungen

Am Ende einer Buchungsperiode (Monat, Quartal, Jahr) werden die Finanzbuchhaltungskonten abgeschlossen und in einer betriebswirtschaftlichen Auswertung (BWA) zusammengefasst. Sie gibt dem Existenzgründer bereits unterhalb des Jahres einen Überblick über seine aktuelle Kosten- und Erlössituation. Sie dient dem Existenzgründer damit als Entscheidungsgrundlage für den weiteren Verlauf seines Unternehmens und ermöglicht es ihm, sein Unternehmen neu auszutarieren. Jeder Geschäftsvorfall, der bislang verbucht wurde und in die BWA eingegangen ist, ist monatsgenau einer bestimmten Erlös- oder Kostenart zugeordnet. Der Existenzgründer kann damit genau ersehen, in welchem Monat er wie viel Umsatz gemacht hat und welche Kostenarten ihm entstanden sind.

Durch automatische Vergleiche mit dem Vorjahr oder den Vorquartalen lassen sich aus den BWAs auch Langfristentwicklungen darstellen und Maßnahmen zur Feinsteuerung des Unternehmens ableiten. Eine BWA unterstützt den Existenzgründer daher erheblich bei der Steuerung seines jungen Unternehmens.

Gerne erstellen wir im Rahmen der Existenzgründungsberatung Ihre betriebswirtschaftlichen Auswertungen und unterstützen Sie damit bei der Steuerung Ihres Unternehmens. Rufen Sie uns doch einfach an: Tel. 0841 / 885 406-0.

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Erstellung der Lohnbuchhaltung

Die Lohnbuchhaltung befasst sich mit der Verbuchung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen. Daneben obliegt ihr regelmäßig die Berechnung der abzuführenden Lohnsteuer, die Pflege von Personalstammdaten, die Führung der Jahreslohnkonten, die Erfüllung der gesetzlich vorgeschriebenen Meldeerfordernisse (DEÜV-Meldungen, Krankenkassen-Beitragsnachweise und die Lohnsteueranmeldung) sowie die Erstellung von elektronischen DTA-Dateien und Buchungsbelegen für die Finanzbuchhaltung.

Die zu berücksichtigende gesetzliche Sozialversicherung umfasst die Teilbereiche Unfallversicherung, Krankenversicherung, Rentenversicherung, Arbeitslosenversicherung und Pflegeversicherung.

Ein Existenzgründer, der Arbeitnehmer beschäftigt, haftet den Sozialversicherungsträgern gegenüber für die korrekte Einbehaltung der Sozialversicherungsbeiträge. Dies gilt trotz der Tatsache, dass der Arbeitnehmer eine Hälfte der Sozialversicherungsbeiträge selbst zu tragen hat.

Da die Lohnbuchhaltung einen hohen Kenntnisstand in verschiedenen Bereichen des "Arbeitnehmerrechts" erfordert (Lohnsteuer, Sozialversicherung, Urlaubsregelungen etc.) wird sie von Existenzgründern in der Regel an externe Dienstleister wie z.B. Steuerberater vergeben. Der beauftragte Steuerberater oder das beauftragte Lohnbuchhaltungsbüro muss über umfangreiche Kenntnisse im Bereich des Arbeitsrechts, des Sozialversicherungsrechts und des Lohnsteuerrechts verfügen, damit die monatlichen Abrechnungen korrekt und ohne Beanstandung erstellt werden.

Sobald die monatliche Lohnbuchhaltung abgeschlossen ist, werden die Daten an die Finanzbuchhaltung übergeben, da sie dort als Personalaufwand zu verbuchen sind.

Gerne erstellen wir als Existenzgründungsberater für Sie die Lohnbuchhaltung Ihres Unternehmens und übernehmen die Personalabrechnungen. Rufen Sie uns doch einfach an: Tel. 0841 / 885 406-0.

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Berechnung der Lohnsteuer

Unter das Lohnsteuerrecht fallen nicht nur die Berechnung der Lohnsteuer, sondern auch die Berechnung der Kirchensteuer (bei Zugehörigkeit zu einer der Religionsgemeinschaften in Deutschland) sowie die Berechnung des Solidaritätszuschlags.

Die Lohnsteuer ist eine Erhebungsform der Einkommensteuer. Sie wird als Steuer auf Einkünfte aus nichtselbständiger Arbeit (Arbeitsentgelte wie Lohn und Gehalt) erhoben. Die Lohnsteuer ist im Allgemeinen eine Quellensteuer. Sie wird vom Arbeitgeber an das zuständige Finanzamt abgeführt. Die Höhe der Lohnsteuer richtet sich nach der Lohnsteuerklasse, die auf der Lohnsteuerkarte eingetragen ist. Als Ausnahme von dieser Besteuerung nach dem individuellen Steuersatz gilt die Lohnsteuerpauschalierung.

Schuldner der Lohnsteuer ist der Arbeitnehmer. Jedoch hat der Arbeitgeber bei jeder Lohnabrechnung die Lohnsteuer zu berechnen, vom Bruttolohn einzubehalten und an das zuständige Finanzamt abzuführen (Quellensteuer). Der Arbeitgeber haftet für die korrekte Einbehaltung und Abführung der Lohnsteuer und kann im Rahmen einer Lohnsteueraußenprüfung von der Finanzverwaltung für Unrichtigkeiten in Anspruch genommen werden. Die einbehaltene Steuer wird bei einer späteren Einkommensteuerveranlagung wie eine Steuer-Vorauszahlung auf die Einkommensteuer angerechnet.

Mittels der Lohnsteuerklassen werden bereits beim Lohnsteuerabzug bestimmte Freibeträge berücksichtigt. In der Regel ist ein Arbeitnehmerpauschbetrag von 920 EUR in die Lohnsteuertabelle eingearbeitet. Sind die tatsächlichen Aufwendungen höher als diese Pauschalbeträge, kann sich für den Arbeitnehmer am Jahresende ein Antrag auf Einkommensteuerveranlagung lohnen, damit er die gezahlte Lohnsteuer zurückerhält.

In die Steuerklasse I fallen Ledige, Verheiratete mit im Ausland lebendem Ehegatten, Verheiratete, die dauernd getrennt leben, in eingetragener Lebenspartnerschaft Lebende, Verwitwete und Geschiedene. Die Lohnsteuerklasse I kommt nicht zur Anwendung, wenn die Voraussetzungen für die Steuerklassen III oder IV erfüllt sind.

Die Steuerklasse II gilt für Alleinerziehende, bei denen die Voraussetzungen der Steuerklasse I vorliegen, die jedoch zusätzlich einen Anspruch auf den Entlastungsbetrag für Alleinerziehende haben.

Die Steuerklasse III gilt für Verheiratete, deren Ehegatte auf Antrag beider Ehegatten in die Steuerklasse V eingestuft ist. In der Regel nimmt immer der besserverdienende Ehegatte die niedriger besteuerte Lohnsteuerklasse III und der schlechterverdienende Ehegatte die Lohnsteuerklasse V. Unter besonderen Umständen (z.B. 12 Monate vor der Geburt eines Kindes oder 12 Monate nach der Geburt eines Kindes) sind jedoch hiervon abweichende Konstellationen finanziell sinnvoll.

Die Steuerklasse IV wählen in der Regel verheiratete Arbeitnehmer, die beide etwa gleich viel verdienen. Sie ist mit der Steuerklasse I eines Unverheirateten am ehesten vergleichbar.

Eine Lohnsteuerkarte mit der Steuerklasse V ist auszustellen, sofern beide Ehegatten beantragen, den anderen Ehegatten der Steuerklasse III zu unterwerfen. Dies ist in der Regel dann der Fall, wenn die Ehegatten stark unterschiedlich hohe Einkommen haben. Erhält der Besserverdienende die Steuerklasse III und der Geringerverdienende die Steuerklasse V, wird regelmäßig zu wenig Steuer einbehalten (höhere Liquidität unterhalb des Jahres). Die Abgabe einer Steuererklärung zum Jahresende ist dann zwingend.

Die Lohnsteuerklasse VI wird in die Lohnsteuerkarte eingetragen, wenn ein Arbeitnehmer (ledig oder verheiratet) eine Lohnsteuerkarte für ein zweites oder weiteres Dienstverhältnis benötigt. Der Arbeitnehmer besitzt dann z.B. eine Lohnsteuerkarte mit der Steuerklasse III und eine weitere für das zweite Dienstverhältnis mit der Steuerklasse VI. Der Arbeitgeber ist jedoch auch immer dann verpflichtet, eine Lohnsteuer in Höhe der Steuerklasse VI einzubehalten, wenn ein Arbeitnehmer keine Lohnsteuerkarte vorlegt oder vorlegen kann.

Die Lohnsteuerklassen unterscheiden sich voneinander durch unterschiedlich hohe steuerliche Abzüge unterhalb des Jahres. Jedoch ist zu beachten, dass bei Personen, die am Jahresende eine Steuererklärung abgeben, die vorausgezahlte Lohnsteuer auf die Einkommensteuer angerechnet wird.

Gerne beraten wir Sie als Existenzgründungsberater bei der Wahl der Lohnsteuerklasse und übernehmen die Personalabrechnungen für Ihr Unternehmen. Rufen Sie uns doch einfach an: Tel. 0841 / 885 406-0.

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Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag

Neben der Einkommensteuer unterliegen Existenzgründer noch weiteren Steuern auf das Einkommen. Jeder Existenzgründer hat neben seiner Einkommensteuer auch den Solidaritätszuschlag zu zahlen. Er beträgt derzeit 5,5% von der festgesetzten Einkommensteuer des Existenzgründers. Er ist durch Abgabe der Einkommensteuererklärung zu ermitteln und wird dem Existenzgründer zusammen mit seinem Einkommensteuerbescheid "in Rechnung gestellt".

Die Kirchensteuer wird den Mitgliedern von anerkannten Religionsgemeinschaften zur Finanzierung der Ausgaben der Gemeinschaft auferlegt. Bemessungsgrundlage für die Kirchensteuer ist die festgesetzte Einkommensteuer.

Die gezahlte Kirchensteuer ist als Sonderausgabe in der Einkommensteuererklärung absetzbar.

Gerne erstellen wir als Existenzgründungsberater Ihre Personalabrechnungen und überwachen Ihre Zahlungspflichten. Rufen Sie uns doch einfach an: Tel. 0841 / 885 406-0.

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E-tin Bescheinigung und Lohnsteuerkarte

Jeder Arbeitnehmer erhält von seiner Wohnsitzgemeinde zu Beginn seiner Arbeitsaufnahme und am Ende jedes Jahres eine Lohnsteuerkarte. Sie wird dem Arbeitnehmer auf dem Postweg zugesandt. Die Lohnsteuerkarte ist zu Beginn der Beschäftigung und am Beginn eines neuen Kalenderjahres dem Arbeitgeber vorzulegen. Dadurch wird der Arbeitgeber berechtigt, die Lohn- oder Gehaltsabrechnung auszustellen.

Die Lohnsteuerkarte ist eine "Informationskarte" für den Arbeitgeber. Sie zeigt dem Arbeitgeber die steuerlichen Gegebenheiten des Arbeitnehmers. Auf der Lohnsteuerkarte sind beispielsweise die Steuerklasse des Arbeitnehmers und die Anzahl seiner Kinderfreibeträge aufgeführt.

Der Arbeitgeber benutzt die Lohnsteuerkarte jedoch nur noch als Informationsinstrument. Der Brutto-Jahreslohn des Arbeitnehmers wird nicht mehr auf der Rückseite der Lohnsteuerkarte, sondern auf der sogenannten E-tin-Bescheinigung (Lohnsteuerbescheinigung) eingetragen.

Diese Lohnbescheinigungen wird unter Angabe einer eTIN (electronic Taxpayer Identification Number) papierlos an die Finanzverwaltung übermittelt. Der Arbeitnehmer bekommt nur noch eine Lohnsteuerbescheinigung über die übermittelten Werte ausgehändigt.

Gerne erstellen wir im Rahmen der Existenzgründungsberatung für Ihre Mitarbeiter elektronische Lohnsteuerbescheinigungen und berechnen für Sie die Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge. Rufen Sie uns doch einfach an: Tel. 0841 / 885 406-0.

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Aufbewahrungsfristen

In der Hektik der Existenzgründung wird der Dokumentation und Archivierung der Geschäftsvorfälle oftmals wenig Aufmerksamkeit geschenkt. Dabei sind für eine Vielzahl betrieblicher Unterlagen sehr strenge Aufbewahrungsfristen zu beachten.

Alle Unternehmer kämpfen mit diesen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten. Fast alle betrieblichen Unterlagen dienen zur Dokumentation und Beweissicherung der Geschäftsvorfälle und müssen bei Prüfungen durch das Finanzamt und bei Rechtsstreitigkeiten nachweisbar. sein.

Damit aber auch nach Jahren einzelne Geschäftvorfälle noch rekonstruierbar sind, muss sichergestellt sein, dass die Daten während der Dauer der Aufbewahrungsfrist verfügbar sind und jederzeit in angemessener Frist lesbar gemacht werden können.

Je nach Bedeutung der Unterlagen für steuerliche Fälle werden zwei verschiedene Aufbewahrungsfristen angewandt:

Bezeichnung Aufbewahrungsfrist
6 Jahre
Aufbewahrungsfrist
10 Jahre
Abtretungserklärungen X
Aktenvermerke X
Angebote X
Ausgangsrechnungen X
Bankbelege X
Bankbürgschaften X
Bewertungsunterlagen X
Bilanzunterlagen X
Buchungsanweisungen X
Buchungsbelege X
Darlehensunterlagen X
Einfuhrunterlagen X
Eingangsrechnungen X
Eröffnungsbilanz X
Finanzberichte X
Frachtbriefe X
Gehaltsabrechnungen X
Geschäftsberichte X
Geschäftsbriefe X
Gewinn- und Verlustrechnung X
Grundbuchauszüge X
Handelsbücher X
Handelsregisterauszüge X
Inventurbücher usw. X
Jahresabschluss X
Journale X
Kalkulationsunterlagen X
Kassenberichte X
Kontenpläne X
Kontoauszüge X
Lohnkonten und Belege X
Mahnbescheide X
Preislisten X
Schriftwechsel X
Steuererklärung, -bescheide X
Telefonkostennachweise X
Wareneingangs- und Ausgangsbücher X
Zahlungsanweisungen X
Zollbelege X

Gerne beraten wir Sie bei der Einhaltung Ihrer gesetzlichen Aufbewahrungspflichten und berechnen für Sie auch steuermindernde Archivierungsrückstellungen. Rufen Sie uns doch einfach an: Tel. 0841 / 885 406-0.

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